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定番ツールのおすすめ活用術 プロジェクトを効率的に管理しよう

Web Designingでは、本誌2019年2月号(2018年12月発売)にて、「Web制作のリアル2019」と題したアンケート企画を実施しました。Web制作に関わる方々368名に「よく使うプロジェクト管理ツールは?」と尋ねたところ、表のような結果に。ここでは、回答数が特に多かったものを「定番ツール」として、6つピックアップしました。その活用術を利用者や開発会社にうかがっています。

TIPS1・手軽に利用できるメリットを最大限に活かす

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表計算ソフトのメリット・デメリット

まず、プロジェクト管理にGoogleスプレッドシートやMicrosoft Excelといった表計算ソフトを利用するメリット・デメリットを考えたいと思います。表計算ソフトは使い慣れた人が多いうえ、会社のPCに入っていれば追加コストは不要です。利用するためのハードルが非常に低いです。クラウド上で管理されていればURLひとつでシェアできたり、必要に応じてカスタマイズできるなど、こうした点は大きなメリットです。

一方、プロジェクト管理に特化したツールではないため、使い慣れていない人は更新に時間がかかったり、タスク数が多いと作業順序がレイアウトで表現しにくかったり、週単位・月単位の切り替えができなかったり(それぞれで管理したい場合は別シートをつくる必要があります)といった部分がデメリットに感じます。また、複数人で管理するとなると、数式を壊してしまう人がいたり、ファイルとして管理する場合、最新版の場所がわかりにくくなったり…といったことも。「編集可能」「閲覧のみ」などの権限管理をしっかり行うほか、作業者を決めておくなどのルールづくりはマストです。

こうした特性から、基本的には、中小規模のプロジェクト向きのツールといえるかもしれません。タスク数は「~50件程度」、関係者の数は「~10人程度」が目安になります。また、ファイル内で「誰が、どのプロジェクトに、どの程度関わっているのか」を可視化するのは難しいため、複数のプロジェクトを並行して管理するのには不向きです。逆に、その手軽さゆえ、少人数が関わる1つのプロジェクトを管理するのには適しているといえます。

 

テンプレート活用で最初の手間を省く

表計算ソフトでプロジェクトを管理するにあたって、自身でシートを1から作成する方法もありますが、Web上で配布されているような既存のテンプレートを活用するとその手間も省けます。

私が作成したGoogleスプレッドシート用のスケジュール表テンプレートの場合、「日付設定」「休日・祝日・休業日などの設定」「タスクごとの塗りつぶし」「担当者別の色分け」を簡単に行える点が特徴です。テンプレートを入れた後、プロジェクトを進めるために必要なタスクを記入し、タスクごとにスケジュールを引いたうえで使い始める形になっています。

プロジェクトに最適なテンプレートを取り入れてシート作成の手間を省くことで、タスク整理・スケジューリングに集中でき、表計算ソフトの手軽さを最大限に活かすことが可能です。

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Toruさんが制作したテンプレート。使い方およびサンプル配布は https://torublog.com/spreadsheet-schedule-template/。なお、今回の企画用にスプレッド シートのExcel版を制作いただいた。こちらはWD ONLINEからダウンロードできる https://book.mynavi.jp/wdonline/ 
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教えてくれたのは…Toruさん
フリーランスUX/UIデザイナー・テクニカルディレクター。大学卒業後、2004年よりWeb制作会社にてデザイナー・ディレクターとして数多くのプロジェクトを経験。2014年よりフリーランスとして国や場所を選ばず活動中。 https://torublog.com/

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掲載号

Web Designing 2020年2月号

Web Designing 2020年2月号

2019年12月18日発売 本誌:1,560円(税込) / PDF版:1,222円(税込)

効果的なコミュニケーションを生む“ベストチーム”のつくりかた

サンプルデータはこちらから

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予定通りに進まないWeb制作の壁を突破せよ!

失敗しない
Webビジネスのプロジェクトマネジメント

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Webビジネス、ひいてはWebサイト制作のプロジェクトにおいて、「当たり前」でありながらも最大の難関と言えるのが、
「予定通りに完遂する」ではないでしょうか。

クライアントと制作サイド、どちらも大勢の人間が関わり、多くのステークホルダーが存在するWebのプロジェクトでは、
全員の共有がうまくいかなかったり、責任の所在が曖昧になったり、立ち上げ当初には思いもよらなかったトラブルが発生したりと
スムーズに進めることが難しくなってきます。

しかし、スピードが勝負のWebビジネスの世界において、プロジェクトの遅れは致命傷になりかねません。
また、万が一プロジェクトがうまくいかないと、利益の損失、機会の損失はもちろん信頼の損失にも繋がります。

そこでWeb Designing2020年2月号では、

「なぜ、プロジェクトはうまく進まないのか」

を掲げ、その原因の中でも特に重要な
「スケジュール」「コミュニケーション」にフォーカスして
機会損失・利益損失・信頼損失の事態にならず成果をあげる「失敗しないプロジェクトマネジメント」のコツを
お届けします。



【こんな方におすすめ】
◎クライアントワークで上流から関わる制作会社のディレクター、デザイナー
・企業のIT推進担当、Web担当者、マーケター


【内容(予定)】
●プロジェクトの流れを把握しよう
●失敗しない「ゴール設定」
●失敗しない「チーム作り」
●失敗しない「状況把握」
●失敗しない「内外調整」
●失敗しない「成果・評価」

●定例会議がグレードアップする「プロジェクトスプリント」
●PM担当者のための理想のPDCAサイクル
●目的が途中でブレないために「なぜ」を追求せよ

●プロジェクトを円滑に進める最強ツール活用術
Backlog/Googleスプレッドシート&Microsoft Excel/Trello/Slack/Chatwork

●Webビジネスのプロジェクトマネージャー育成/採用講座

●動画のプロジェクトマネジメント
●SNSのプロジェクトマネジメント

『Web Designing』2020年2月号の連載記事「知的財産権にまつわるエトセトラ」に誤りがございました。
下記の通り訂正し、読者ならびに関係者の皆様にご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。

129ページ右段上から3行目について
(誤)市立芸大
(正)造形芸大

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