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大事な情報を速く安定した環境で届けるために 投稿できる職員が10倍に、投稿までの時間が10分の1

東京工科大学は近年、雪や台風などの緊急時に情報発信をするサイトや学生ポータルサイトを、更新作業が簡単なWordPressへと移行した。その結果、どの職員でも更新ができ、発信速度と業務効率が大きく改善されたという。

東京工科大学緊急用お知らせサイト
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松本憲太郎
東京工科大学 八王子キャンパス事務局 業務課


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大竹新治
東京工科大学 八王子キャンパス事務局 業務課

更新が困難なCMSに四苦八苦

東京の八王子と蒲田にキャンパスを構える東京工科大学では、15年ほど前からCMSを利用している。スマホ対応とSEO強化のため、4~5年前に新しいCMSへ移行してから、ある問題を抱えていた。同校業務課の松本憲太郎さんは、こう話す。

「本学では、高校生や一般の方などに向けた『公式サイト』と、学生向けの情報を発信する『学生ポータルサイト』があります。公式サイトの方でSEOを強化したかったことと、グラフィカルな表現ができるということで、商用のCMSを利用するようになりました。学生ポータルサイトもついでに同じCMSを使うことになったのですが、このCMSが高機能ゆえに操作が難しくて、更新が困難だったのです」

公式サイトは、Web制作会社と学内の1人のWeb担当者が問題なく運用している。しかし学生ポータルサイトでは、授業の休講情報、教室変更、落し物、アルバイト情報などさまざまな情報を頻繁に、かつ迅速に投稿する必要があるため、できるだけ担当職員が直接投稿できる方が望ましかった。業務課の大竹新治さんは、こう話す。

「その商用CMSの使い方は、1~2日かけてみっちり専門知識を覚えてもらう必要がありました。でも覚えた人が部署異動などをしていくうちに、使い方をわかっている2~3人に更新を依頼するという感じになってしまって、私もそのうちの1人で、就業時間終了間際に頼まれ、急遽残業することもありました」

 

緊急性を伴う情報を別のCMSへと切り分け

それまでは公式サイト内で公開していた、台風や大雪といった緊急時の休講情報なども、迅速に情報発信したいものの一つだった。そのため、2016年9月から「緊急用お知らせサイト」だけを切り分けてWordPressで構築し、更新をスムーズにできるようにした。

「公式サイトに情報を掲載するには、学内の別の部署のWeb担当者に依頼するという手順が必要だったので、タイミングがあわないとなかなか公開できないということがありました。遠方から通われている学生も多いので、雪や台風などの際は早く情報を掲載しないと、学生たちが授業開始時間を目指して出発してしまうため、そこだけでも担当職員がすぐに更新できるようにしたかったのです」(松本さん)

このサイトは、特別にWebのリテラシーが高い人でなくても、更新ができるようになった。

「管理画面を見て、一度やり方を教えるだけでみんなわかるので、マニュアルもつくっていないですね。Wordを扱えれば使えます」(松本さん)

公共交通機関の運休時や業務時間外でも、すぐに更新できる業務体制も整えた。

「担当者にはタブレットを持たせ、学外からでも投稿できるようにしています。休講などを判断する責任者から、サイトを担当する4~5人のチームへとメールが流れ、その中ですぐに対応できる者が投稿します」(松本さん)

現在は、在校生だけでなく、受験票にこのサイトのQRコードを載せることで、受験生への緊急時の連絡にも活用されている。

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掲載号

Web Designing 2019年4月号

Web Designing 2019年4月号

2019年2月18日発売 本誌:1,559円(税込) / PDF版:1,222円(税込)

CMSの見直しで、Web品質と業務・組織を改善せよ!

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Webビジネスの成否に直結する!

CMS 2.0
新時代の常識

顧客との接点やエンゲージメントを高めるために必須のWebサイト。
その基盤となるCMSを、予算や自社都合だけで選んでいませんか?


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今や企業サイトの6割以上がCMS(コンテンツ管理システム)を導入していると言われています。
専門知識がなくてもサイトの更新や管理ができるのが特長のCMSですが、
これをただの「サイト運用ツール」だと思っているなら、
それは大きな機会損失を招いている可能性があります。

顧客へ認知やエンゲージを高めるために必須であるWebサイト、
そのコンテンツを有効に活用するための基盤となるCMSは、
今後のWebビジネスの勝敗を左右する大事なポイントなのです。
さらに、今あるサイト運用上のさまざまな課題も、
CMSを理解することで解消されるのです!


また、現在CMSと呼ばれるものは3,000以上存在しています。
中には業界や用途に特化したものもさまざまです。
そんなCMS、予算や担当部署の都合だけで簡単に選んでいませんか?

では、CMSをビジネスの基盤とし、武器として120%活用するためにはどんなことを考え、
どんな準備や選考基準が必要でしょうか。
そして、限られたリソースや少ないコストで成果を出すにはどうすればいいのでしょうか。



Web Designing 4月号(2月18日発売)では、
新規Webビジネスを立ち上げる際、どんなCMSを選べばいいか、今やりたいことを実現させるために
CMSを乗り換えるならどうすればいいか、既存のCMSをもっと活かすにはどうすればいいかなど、
もはやWebビジネスに欠かすことができないCMSの
これからの活かし方や課題の解決方法をさまざまなシチュエーションに立って解説します。


【対象読者&課題】
■とりあえず無料のCMSにしてみたものの、実際の運用にさまざまな課題が出てきた
■現在自社に導入されているCMSでは、やりたい新規Webビジネスが思うように実現できそうにない
■運用の使い勝手がいいCMSが知りたい
■予算は少ないが、企業サイトだけに素人が適当に作るのは抵抗がある
■CMS構築及びWebサイト制作、そしてその後の運用まで信頼できるパートナーを見つけたい
■「自社で簡単に作れる」という触れ込みを鵜呑みにした結果、現場が混乱&疲弊している


【予定内容】
●CMSこそがWebビジネスの勝敗を左右する

●CHAPTER1 CMSを“知る”
  01_CMSの定義や仕組みを知る
機能の違いやトレンド
02_WordPressが選ばれる理由と利用時の注意点
機能性、開発力で課題を解決
03_CMS導入がもたらすビジネスメリット
投稿の質と働き方を向上

●CHAPTER2 CMSを“選ぶ”
   01_ビジネス最適化につながるCMS選びのための準備
決め手は、選ぶ前の準備作業
02_具体例で学ぶCMSの選び方
「運用」や「保守」を意識した選択

【 CMSとセキュリティ 】 Web制作のプロが教える~CMSとセキュリティ“9つ”の金言
【 編集部が厳選! 】企業サイト・メディアで安心して使える商用CMS 17選!
【 Column 】 管理画面を変えたUXデザイン
【 Column 】 Webサイトのセキュリティのために~知っておきたいハッカーのこと

●CHAPTER3 CMSを“運用/活用する”
01_中長期的に考えるCMSの運用と体制づくり 
持ち腐れにしない、積極的な活用を!
02_これからの新常識は「CMSマーケティング」だ! 
まだWebサイトの更新にしか使ってないの?

【 CaseStudy 】 CMSで実現したリード獲得と新たな営業フロー/「Hint Clip」 共同印刷

ほか

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