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Web Designing 2021年8月号

【コラム】会議は苦手…だからこそできた! 今号のお題 [ファシリテーション]

さまざまな方々に、それぞれの立場から綴ってもらうこのコラム。ひとつの「お題」をもとに書き下ろされた文章からは、日々の仕事だけでなく、その人柄までもが垣間見えてきます。

今回のテーマ「ファシリテーション」は、苦手意識を持っている方も多いのではないかと思います。私自身も苦手意識が強く、そもそもファシリテーターはおろか、会議で発言することもできず、一言も発さないまま会議が終わる…なんてこともしばしばありました。

そんな私ですが、ほとんど勢いで「職場にたった一人のデザイナー」に転職した結果、デザインの方向性や制作の打ち合せなどで必然的にファシリテーションをしなければならない立場になりました。以前の職場では、必ず上司が同席していたので、議論が滞ってしまったときにはサポートしてもらえたり、ヒントを教えてもらえる環境でしたが、現在の職場では、手探りで進めていくという道しか残されていません。「全く準備をせず会議に臨んだ結果、時間内に何も決まらない」「脱線した議論を元に戻せず、今必要ではない議論に時間が割かれてしまう」といった失敗も、初心者ファシリテーターとして何度か繰り返しています。

丸2年以上試行錯誤を繰り返し、最近ようやく自分の中で比較的上手くファシリテートできたと思ったのが、社内で進めているプロジェクトの会議です。代表も含めて参加者5名程度の小さな会議ですが、事前のタイムスケジュールやアジェンダの共有が功を奏して、なんとか決めたかったことを引き出せたのではないかと思っています。

冒頭で「一言も発さないまま会議が終わったことがある」と書いたのですが、その根底には、「発言したいけど、これって誰でも思いつく当たり前のことだよな」とか、「こんなしょうもないこと発言したら、時間が無駄になりそう」といった不安が少なからずありました。今回の会議でも、参加者に「こうしたテーマで話すので、頭の片隅で考えておいてください」と事前に告知していたのですが、やはり実際に会議が始まると議論が止まってしまうことも…。自分自身の経験上、議論が止まってしまうときは「自分事として捉えられていないとき」や上述した「発言に対する周りの反応への不安」が大きな理由だと感じていたので、「ちょっとずれてるかも、と思っても大丈夫なので、思ったことを話してみてください」と伝えてみたり、もらった意見やキーワードに対して、「それってどういうところからそう感じましたか?」と深堀りしてみたり、一つひとつの発言になるべく寄り添う形で進めていきました。

本当はタイムスケジュール通りに進めたかった部分もありますが、多少の脱線に目を瞑ったりしながら、全員が対等に発言できる会議であることを最優先に進めました。私自身が会議での発言に苦手意識があったからこそ、同じく苦手な人が発言しやすくなる会議の場づくりがイメージしやすかったのかなと思います。苦手意識や数々の失敗も、ここに来て捨てたものではないと感じることができました。

などと、上手くまとまったように書いたのですが…会議が終わったあとに「ここの議論、まだ詰めが甘かったな」という部分も出てきたので、理想形には残念ながらまだまだ遠いです。とはいえ、こうした小さな成功体験ができたことで、これまでの失敗が報われたような気がしています。根底にある苦手意識をうまく活かす視点も持ち、会議での失敗や成功の体験を重ねながら、これからもファシリテーションスキルの向上に試行錯誤していきたいです。

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アジェンダ・タイムスケジュールはSlackで参加者に事前送付。なかなかこの通りには進みませんでしたが、おおまかな目安として共有できていたことで、参加者全員で会議のイメージを持っておくことができました。議題が公開前の内容だったため、ぼかしが多くてすみません…
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ナビゲーター:小島香澄
株式会社KOS デザイナー。ハウスメーカーに新卒入社、資料のデザインが褒められたのをきっかけに、デザイナーとしてWeb制作会社に転職。日々の学習記録をSNSで発信していると、“モテクリエイター”として活動するゆうこす(菅本裕子)の目に留まり、2019年より現職。ゆうこすの手がけるサービスやプロダクトのデザイン全般を担当。 Twitter:@_mi_su_ka_

掲載号

Web Designing 2021年8月号

Web Designing 2021年8月号

2021年6月17日発売 本誌:1,560円(税込) / PDF版:1,222円(税込)

Web会議がうまく進まないのには理由がある!ファシリテーションの鉄則

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【ファシリテーション入門】

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会議前準備~会議中~会議後、有意義な会議をしたいあなた。
13のファシリテーションノウハウを知っておけば誰でもできます!

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半ば強制的にテレワークやWeb会議の準備を整えた2020年。
そろそろオンラインを介したコミュニケーションには慣れてきた方は多いかと思います。
ただ、慣れてきたのはいいのですが、そこから新たな課題も生まれてきています。

「オンラインだと、言いたいことが伝わらない」
「オンラインだと、会議がうまくいかない」
「オンラインだと、商談もスムーズにいかない」

リアルで顔を合わせていた頃とは違い、明らかにやりとりの情報が制限されている環境の中、
なかなか望む結果に至らないとお悩みの方は多いのではないでしょうか。

その悩み、実は考え方とノウハウを知っていれば誰でも解消できます!
しかも、それにより結果的に会社やチームの業績アップにもつながるのです。

Web Designing 2021年8月号では、
最近話題に上がることも多くなった「ファシリテーション」の知識をベースに、
オンライン会議や商談、プレゼンテーションをより効果的に行うためのノウハウを伝授します。

会議前の準備から会議中の振る舞い、会議後の成果の活かし方まで、
時系列に沿ったよくある悩みに置き換え、Q&A形式で大事なポイントを押さえていきます。
このポイントをひととおりマスターすれば、オンラインのコミュニケーションはむしろ大きな武器になるはずです。


■内容
・「ダメ会議要素」を撲滅!
  空中分解
  ビッグワード
  消化不良
  ダンマリ
  面従腹背

・ファシリテーターの基本姿勢
  非日常性
  協同性
  民主性
  実験性

・「問い」の良し悪しが結果を決める
  足場の問い
  中心の問い
  まとめの問い

・「仕込み」8割、「さばき」は2割

・オンラインプレゼンテーションは「1スライド1メッセージ」が鉄則

・会議資料・議事録の作り方・共有方法

・ビジネスチャットでの進め方
など

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