大震災で全員リモート体制へ

2011年3月11日、東日本大震災の際、会社に来ることができないスタッフもいるということで、筆者の会社は思い切ってすべてリモートに切り替えました。

毎朝会社にいたときと同じように朝礼やミーティングもオンラインで実施したので、現在のコロナ禍と同様のことが起きていました。まず、いつもとは違うラフな服装で朝礼やミーティングに登場するスタッフが出始めました。どこにいても仕事ができるということで、実家や郊外へ移動して仕事をする方も出てきたのです。そして、やはり鬱になる方も出てきました。大事なのは、今回のテーマであるコミュニケーションだったのです。

リモート体制でテレワークを行うときのコミュニケーションは、ちょっとした雑談や皆でワイワイガヤガヤが出来ないというのが欠点なのは、皆さん実際に感じているであろうとおりです。また、Web会議で誰かが喋り始めると、なかなか他の方との会話が出来ないなど、かなり鬱憤がたまります。また、マネージャークラスだと管理の厳しい人とゆるい人の差がはっきり出てしまいました（01）。

新型コロナによってもたらされた新しい生活様式では、まさにこのような現象が出たと思います。EC業界は早くからクラウド化が進んでいましたので、テレワークはしやすかったと思いますが、それでもなかなか踏み込めないEC企業も多かったと思われます。私はこの状態はまだ10年続くと考え、これを機にテレワーク主体の業態にしたほうが良いと考えています。

大事なのは「信頼」スタンス

PCに管理ツールを入れたり、1時間毎に連絡を入れるなどといった管理手法は、ECのテレワークには向きません。

そもそも忙しいECショップやEC企業は、すべてを通常の営業時間内に完了させることは出来ません。ネット販売は基本24時間365日で、モールによっては午前1時59分にイベントが終わったり、午前0時にポイントの切替も発生したり、朝9時にはいったん受注を締め切る必要があったりなど、基本的に24時間稼働を意識しておく必要があります。これを時間労働で管理しようとするのは不可能です。

ECで利用するようなツールは基本的にシステムやツールによって方法は違いますが、何時にログインしたか、最終閲覧時間はいつなのかをチェックできますから、管理者はそれで判断しましょう（02）。大事なのは、「信頼している」というスタンスなのです。

アジェンダ・議事録・ファイル共有・ルール

オンライン体制で必要なのが打ち合わせです。緊急の打ち合わせであっても、必ずアジェンダを作成し、24時間以内に議事録を提出する、その役割を誰が実施するかを決めておく。Web会議では先ほどお話したように、多対多ではなく、1対多になってしまいますので、あらかじめ役割分担を決めておく必要があります。誰がファシリテーターとして進行するのか、議事録は誰が作成して確認するのかなどです。

そのアジェンダや議事録、必要な資料はファイル共有サービスで共有しておきます。自分のローカル環境に置くのではなく、すべてクラウドのファイル共有サービスに置くようにします。これはルールとして決めておきます（03）。

ファシリテーターと参加メンバーの注意事項

オンライン体制での注意事項として重要なのは、ZoomやMicrosoft Teamsなどでミーティングする時に、カメラをオンにして顔を見せることです。マイクはいろいろ雑音が入りやすいのでしゃべるときだけオンにすればよいですが、顔は常に見せる必要があります。これは表情もそうですが、ミーティング中に他のことをやっていないかなどをチェックできます（04）。

東日本大震災後のテレワーク時には、2週間後くらいから徐々に少ない人数で飲みに行ったりしました。結果的にこれが功を奏しました。このようなコミュニケーションがテレワーク時にはとても大事ですが、オンライン体制では難しいです。そのため、少人数で会社に出社したり、オンラインでも良いので雑談をオススメしています。雑談は30分とかではなく、30秒とか1分でも大丈夫です。たったこれだけでまったくその後の業務が変わってきます。