今回の「企画」の特集では、企画立案までの作業を、①情報収集、②情報の整理・企画立案、③企画書・プレゼン資料作成の3段階に分けて説明してきましたが、実際に企画立案を進めていくと、さまざまな課題に直面させられることになります。例えば、収集した資料・データを「どう保存しておくか」といった課題。チーム全体で議論をしながら企画の骨子をまとめる際に、皆で顔をあわせる「時間が取れるか」といった課題。さらには、できあがった企画案を、印象的な企画書・プレゼンシートに「効率的に仕立てられるか」といった課題がそれです。

皆さんもご存じのとおり、そうした課題を解決するためのツールは数多くリリースされています。オンラインチャット、データストレージ、プレゼンツールなどなど。しかし、一見便利なそれらのツールも、各々の使用方法が違ったり、それぞれ登録しなければならなかったりと、新たな面倒や課題を引き起こすケースも少なくありません。

そこで注目したいのがマイクロソフトの「Office 365」。一般のビジネスにおいて必携とも言えるWordやExcel、PowerPointといったツールを利用できるサービスとして、活用している人も多いと思われますが、ここで紹介したいのは中小規模のビジネス向けの「Office 365 Business Premium」。1つのアカウントで、チームでの企画作成に必要となるさまざまな機能が、一括して利用できるようになるのです。ここでは企画立案に適したソリューションであるOffice 365で、どんなことができるようになるのか、Tips的に紹介してみたいと思います。

データ収集編：データの散逸を防ぎ、情報収集の精度を高めるには？

情報収集の際にはさまざまな資料のデータをチームで共有する必要があります。データの共有にはさまざまなソリューションがありますが、Office 365のユーザーであれば、ユーザー一人当たり1TBもの広大な領域を活用し、チーム内でのファイルの共有も容易になります。精度の高い検索および検出ツールを搭載している点や、セキュリティの高さもメリット。そうした共有環境を活用しつつ、ホワイトボードのデジタル化を行うための「Office Lens」や、メンバー間のチャットに使える「Teams」といったツールを併用すれば、さらに利便性は高まります。

企画立案編：オンライン共同編集ツールは創造的な作業ができる環境を

情報を共有できる仕組みづくりができたら、メンバー間で意見を出しながら企画を練り上げていきましょう。従来は会議室に集まってミーティングするのが当たり前でしたが、Office 365のソリューションを利用すれば、同じ場所にいなくてもリアルタイムに意見交換をするだけでなく、アイデアを生み出したり、まとめ上げたりといった、創造的な作業も容易になります。さまざまなデバイスに対応しているので、出先のメンバーがタブレットを使ってバーチャルホワイトボードに書き込み、別のユーザーがPCで確認するといったことも可能です。

企画提案編：企画・プレゼン資料の作成時に品質向上と効率化を図るには？

どんなにいいアイデアであっても、聞く人に響かなければ、そのアイデア採用され実現することはありません。だからこそ提案書のレイアウトや挿入する素材などにも気を配る必要が出てきますが、そこに延々と時間を費やすのももったいない。そこで利用したいのが、Office 365 ユーザーが利用できるプラスアルファの機能。例えばPowerPointには、AIを使って自動でレイアウトを行ってくれる機能や、内容にあった画像を見つけ出してくれる機能が追加されます。これらを最大限に活用して、企画作成の品質を大幅にアップさせましょう。;