特集

メールやメッセージ、チャットツール それぞれの特性をおさらいしよう

どんな連絡手段で伝えるのがベスト？

メールは確実には届かない

ここまでメールや「メッセージ」などのチャットツールのコミュニケーションマナーや設定テクニックを見てきました。しかし、これらのツールの特性や使い分けについて意識している人は意外と少ないのではないでしょうか。

よくある誤解の1つは、メールは「確実に届いて読んでもらえる」というものです。しかし、企業のメールアドレスには大量の迷惑メールが届いて埋れてしまうこともありますし、場合によっては迷惑メールフィルタの誤判定によって見落としているケースもあり得ます。かといってウィンドウズの一部のメールソフトのように開封確認を要求するのは、ビジネスシーンにおいては少々考えものという見方もできます。

もし、相手にメールが確実に届いたどうかを確認したいのであれば、チャットツールやグループウェアなど本人の開封確認が取れる手段で伝えるとよいでしょう。もちろん電話でもよいと思います。ただし、場合によっては相手の仕事の手を止めてしまうことになるので配慮が必要です。

なお、メールを受信する側の対策としては、iPhoneやMacのメールに搭載されている「VIP」機能を利用するとよいでしょう。見落としてはいけない相手からのメールだけを指定して専用のボックスに保管することができます。