2016.09.19
アップル好きな会長の鶴の一声で、デスクトップPCを廃止して80名を超える社員全員にMacBookが支給された舞安商事。しかし、Macに慣れない現場からは不満や疑問が続出した。そこで、社内の情報部内にモバイルビジネスソリューション推進室、通称「MBカイゼン課」が登場。今日は会議の議事録について、営業部からの相談のようだ。
新人の試練
タカハシ●営業2課のタナカ係長からMacBookで作成する議事録のカイゼン方法についての相談が来ています。…そういえば、議事録って新人に任せられることが多いんですけど、あれ結構難しいんですよね。話題があっちこっちに飛ぶと議題が何だったかまとめにくいし、議題が「保留」なのか「決定」なのかもわかりにくいことがあります。人が作ったものを見ても、よくわからなかったりしますよね。
ハヤシバラ●そうですね、簡単なようで難しいところがあります。長い文章にして書いてある割にはポイントを押さえていなかったり、話されていた議題が抜け落ちている議事録もよく見かけます。
タカハシ●（ギクッ！）
ハヤシバラ●そもそも会議のアジェンダ設定がきちんとなされていなかったり、無駄に時間が長かったりすると議事録を取るほうも混乱しがちですが…。まあ、それは進行役の問題ですけどね。
タカハシ●「社内会議あるある」ですね…。
議事録ルールの標準化
ハヤシバラ●会議の運営についてはタナカ係長に頑張ってもらうとして、我々としては何かMacBookでよりよい議事録を作成できるよう、良いソリューションを提案しないといけません。さしあたりソフトでもサービスでも構いませんが、なるべくシンプルで誰にでも使えそうなものを探してみてください。
タカハシ●はい。…議事録って何で書くのがいいんですかね？ メモ帳とかテキストエディットのようなワープロソフトでしょうか。あるいは録音音声やノートに手書きしたものをMacBookでテキストに入力し直すとか？
ハヤシバラ●昔はそういうこともありましたが、今は会議にMacBookやiPadを持ち込むのは当たり前ですからね。その場ですぐ作成できて会議の参加者や関係者にメールなどで共有できる方法がいいでしょう。少なくともアナログで記録したものをデジタルに清書するなんてのは、非効率ですからおすすめできません。
タカハシ●そうですよね…。誰でも簡単にすぐ使えるソフトやサービスを調べてみます。とはいえ、社内の議事録はそんなにキッチリ作らなくてもいい気がしますけど。議事録作成に時間がかかっては元も子もないですよね。
ハヤシバラ●必要最小限の情報を押さえてあればどんな体裁でも構いませんがね。でも、議事録のように地味な作業を真剣にできない新人が成長したという例はあまり聞きませんね。
タカハシ●（ギクギクッ！）ぼ、僕は真面目に調べますよ！
ハヤシバラ●はい、よろしく。いつものように17時までに報告書を出してくださいね。
