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「Remo」で存在感を可視化 リモートの孤独感を解消 雑談でつながり、”チーム力”を強化 Case1

オフィスで仕事をしていると自然と感じていた、上司や同僚の会話や隣の部署の様子。しかし、全社員完全リモートワークの環境では、この「存在感」が希薄になり、「報連相や雑談が意外と難しい」と感じませんか? 社員同士が離れた場所にいながらも、リアルなオフィスと同様の快適コミュニケーションを実現したという、株式会社アジャイルウェアに取材しました。

株式会社アジャイルウェア
プロジェクト管理ツール「Lychee Redmine」と、音声認識を活用したWeb議事録サービス「GIJI」をアジャイル開発により提供。

煩わしく非効率なテキストでの会話を打破したい!

IT企業では多い、フルフレックス制の勤務体制。オフィスに出社をする「通常勤務」であれば、自分の裁量で効率的に仕事を進めることができ、とても便利です。しかし、全社員が完全リモートワークの環境下では、時としてそれが仇になることも。

(株)アジャイルウェアでも、「いつ、誰が稼働しているのかわかりづらいことが課題感でした」と、代表取締役CEO川端光義さんは言います。加えて、全社員完全リモートワークがスタートした当初の2020年2月下旬、Slackをメインのコミュニケーションツールにしていたことにも、社内各所から「やりにくさ」を訴える声が漏れるようになりました。

「コミュニケーションを取りたい相手にSlackで投げかけるのですが、ミーティングが重なっていたり作業に集中していたりすると、いつまで経っても応答してくれない。例えば営業がエンジニアに少し聞きたいことがありSlackで呼び掛けたけど、返事があった頃にはすでに解決済みだったということもありました。また、オフィスに出社して仕事をしているときであれば、ちょっとした時間にパッと声をかけて気軽に相談などをするのは簡単なことです。しかし、チャットツールであるSlackだけの運用では、相手がいつ稼働して、いつすきま時間があるのかわからない。ちょっとしたコミュニケーションのたびに、わざわざミーティングをセッティングしなければならないのは、面倒でした」

そして、テキストコミュニケーションに要する時間の長さも課題でした。オフィスで仕事していたときにはすぐに声をかけてできていた軽微な報連相も、リモートワークでは基本はSlack。細かなニュアンスを伝えるためにチャットを繰り返していたら、会話だったら3分間で終わることも、文字にすると10分費やした…と、コミュニケーションに対する効率が悪くなっていました。「この煩わしさや非効率さを何とかしたい」と、アジャイルウェアで導入したのが、仮想オフィスシステム「Remo」でした。

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01 仮想オフィスツール「Remo」とは
「Remo Virtual Office」は、Remo社が有償で提供するバーチャルオフィス空間。7つの会議室にセミナールーム、レセプションなどが並び、メンバーは部屋ごとに、「チャット」「音声」「映像」などの方法で自由にコミュニケーションすることができる。自分のアイコンに、「Available」(在席で話しかけてもOK)、「Away」(離席中)、「Do not disturb」(在席だが話しかけるな)といった自身のステータスを表示。視覚的にメンバーの状況を確認することができる https://remo.co/

 

スタッフの状態が一目瞭然でわかる「Remo」

オフィス全体を眺めるようなUIになっているRemoの大きな特徴は、小部屋で仕切られており、小部屋間の移動はダブルクリックするだけと簡単なこと。そして、同じテーブルに着いている人同士は、気軽に声を掛け合えることです。また、アイコンで自分の存在や居場所、稼働状況などを視覚的に示すことができます。

「アジャイルウェアの仮想オフィス上では、チームごとに部屋を分けていて、社員それぞれ自分の席(スペース)をつくりました。仮想オフィス運用のルールは、①出社したらまず、Remo内の自分の席に着く。②稼働中は、マイクはオフに、スピーカーはオンになっている状態にする、とごく簡単なものです。同じスペース内にいるチームメンバーはその場で自由に会話をすることができるので、話しかけたいと思ったら、マイクをオンにして声を掛ければ、オフィスで前の席に座っている人に話しかけるのと同じ感覚で気軽に会話することができます。また、個人を示すアイコンの枠色で、今オンライン状態なのか、離席中なのか、集中タイムなのかが識別できるようになっています。これによって、『今話しかけても大丈夫かな? 集中して作業していたら邪魔にならないかな』などと遠慮することなく、コミュニケーションを始められるようになりました」

各メンバーの動きが可視化できる環境に、広報・光岡響子さんは、「ミーティングや作業が終わると、メンバーが部屋から出るので終了時が一目瞭然です。すきま時間をキャッチしにくいCEOやマネージャーも、部屋から出るのと同時に『今いいですか!』と声をかけやすくなりました。チーター並みのスピードで、CEOのすきま時間を狙うメンバーもいます(笑)」と言います。

また、話しかけるタイミングの見える化が実現したことで、Remo導入前には3割ほど増加していたSlackの社内書き込み数が約25%も減。コミュニケーションの効率化を図ることができたのは、大きな成果だったと言えます。

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02 Slackの書き込み数グラフ
リモートワーク開始直後は急増したSlackの書き込み数が、Remo導入後、ほぼ在宅勤務開始前までの数値に戻り、テキストコミュニケーションの煩わしさが軽減した

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