2018.08.30
企業や教育機関へのアップル製品の導入をサポートする、株式会社Tooの福田弘徳氏が「モビリティ」の地平を語る。
iPad活用の代表例として挙げられるペーパレス化。実際に浸透している現場はどれだけあるだろうか？ 会議のたびに資料を印刷したり、顧客向けのプレゼンのために何十部もカタログを印刷したりする現場はまだまだ多いはずだ。業務の現場において100％紙がなくなることはないだろうが、これから先、紙を使った業務がこれ以上増えることもないだろう。
最近では、紙の資料は受け取らない企業も増えている。PDF等の電子データでの共有を望み、打ち合わせ時にはパソコンやタブレットを持ち込む。本来、資料の準備は相手に合わせて行うものだが、デジタルトランスフォーメーションやテレワークといったキーワードを掲げ、働き方を変えていこうという時代の流れにおいて、紙を使った業務というのはもはや非効率なものとなっている。たとえば、上司の捺印をもらうだけのためにPDFファイルを印刷し、捺印後に再度スキャンして申請・承認等のワークフローを行っているケースなどはその典型である。
業務変革のためのiPad導入やモバイル化を検討するのであれば、何よりも先に目の前にある紙の資料に目を向けてみてはいかがだろうか？ 自分が印刷したもの、社内で共有されたもの、顧客等の相手から受け取ったもの、イベント等で配布されたもの、さまざまなシーンで紙の資料を受け取っているはずだ。
そこに業務変革のヒントは溢れている。印刷する必要のあるデータはPDF化してクラウドストレージに保存しておけば、手元のiPadでいつでもどこでもセキュアに呼び出すことが可能だし、メール返信に対してもマークアップ機能で直接PDFファイルに書き込むことで効率化が図れる。社内で共有された書類や顧客から受け取った資料は、即座にiPadのカメラ機能を活かしてデータ化する。
