ファイル保存だけじゃない!iCloud Driveをコラボツールに使う|MacFan

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ファイル保存だけじゃない!iCloud Driveをコラボツールに使う

文●小原裕太松山茂写真●黒田彰

iCloud DriveはFinderからオンラインストレージとして使うだけのものではありません。相手にファイルやデータを渡したり、共同で書類を作り上げる際にも利用できます。こうしたファイル保存以外の使い方にも注目してみましょう。

ファイル共有で作業効率をアップしよう

最近は、インターネット越しに写真やビデオなど大容量のファイルを受け渡す機会が増えています。これまでの発想だとUSBメモリに入れて渡したり、「宅ふぁいる便」など外部のファイル転送サービスを利用するのが一般的でした。なぜなら、メールの添付ファイルではプロバイダの送信容量の制限に引っかかることがあったからです。

しかし、アイクラウドを利用していれば「メールドロップ(Mail Drop)」の機能で大容量ファイルが送れますし、さらにアイクラウド・ドライブでは、ストレージを介して書類へのリンクを相手に教えてダイレクトにアクセスしてもらうことも可能です。

さらに、もし相手もMacユーザであれば、iWorkの「共同制作」機能や共有メモによりファイルそのものを受け渡しせずに共同作業がスムースに行えます。

 

「メールドロップ」でファイル添付

まず、メールを使った大容量ファイルの送信方法を確認します。多くのメールシステムにはメッセージの送信制限があります。大量の写真やビデオを添付しても送信できず、送信できても相手のメールシステムの制限値が低いと送ったメッセージが届かなかったりエラーで戻ってくることもあります。

アイクラウドのメールでも発着信できるメッセージの容量は20MBまでと定められていますが、「メールドロップ」を使えば5GBまでの添付ファイルをアイクラウドにアップロードして、相手にダウンロード用のリンクが伝えられます。お互いメールドロップを使える環境ならダウンロードも自動的に行われ、通常の添付ファイルと同じ感覚で大容量ファイルが受け渡せます。同機能はアイクラウド・ドライブの容量も消費しません。

メールの環境設定の[アカウント]で[大きい添付ファイルをMail Dropで送信]にチェックを入れるとメールドロップが有効になります。

 

あとはいつものようにファイルをドラッグして添付したら送信するだけです。添付ファイルは自動的にiCloud上へアップロードされ、相手にはそのリンク情報が届きます。

 

受け取った側がメールドロップが使える環境なら、自動的に添付ファイルをiCloudからダウンロードしてくれます。メールドロップを使っていることを意識させません。

 

メールドロップが使えない環境だとダウンロード用のリンクが表示されます。クリックするとWEBブラウザが開いてダウンロードしてくれます。

 

 

共同制作でiWork書類を完成

アイクラウドの「共同制作」の機能を使えばアイクラウド上で1つの書類を複数のメンバーで扱えるので、書類をメールなどで相手に送る必要すらありません。

編集している箇所が違えば同時作業もできるので、たとえばデザイナーは写真や挿絵の加工を、ライターは文章入力や編集を同時に行えます。共同制作の開始はボタンをクリックして参加者を選び参加依頼を送るだけ。

受け取った側もリンクをクリックすれば自動的に書類が開き、自由に書類を編集できます。作業中の参加者や編集中の場所もリアルタイムでわかるのでコラボの状況が一目でわかります。

PagesやNumbers、Keynoteのツールバー上にある[共同制作]ボタンをクリックします。参加依頼を伝える方法を選択したら[共有]ボタンをクリックしてメッセージを送信しましょう。

 

共有リンクが届いたらクリックして共同制作する書類を開きます。これで共同制作への参加準備ができました。

 

依頼した側の[共同制作]ボタンがグリーンに変わり参加人数が表示されます。クリックすれば参加者も確認できます。参加者がどの部分を作業中かも書類上でわかります。