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「仕事の生産性」がなぜ上がらないのか? 解決への手段はこれだ!●ニッポンのモバイル事情

【CASE STUDY1】ダイワボウ情報システム株式会社

ダイワボウ情報システム株式会社コラボツール「Cisco Spark」で会議をストーリー化

ダイワボウ情報システムの谷水茂樹氏は、営業職の情報共有にコラボレーションツール「Cisco Spark」を活用している。目的は「会議の時間を濃密にする」ことだ。この「会議」という軸があるため、スパークの使用目的が明確になり、活用が成功へと進んでいる。ここを起点にさらなるスパークの活用法も見えてきている。

 

DISが抱えていた課題

●全国89拠点との情報共有の難しさ
●ビデオ会議だけでは成果が出ない
●会議日程の設定、事前資料共有が煩雑
●会議時の情報認識レベルがばらばら
●ビデオ会議自体が優先順位の低い仕事に

 

 

IP電話、ビデオ通話が融合

シスコとアップルとの提携により、シスコWi-Fi製品 × iOSデバイスという組み合わせが、最強のビジネス通信環境を提供してくれるようになった。その最強ぶりをもっとも実感できるのが、コラボレーションツール「シスコ・スパーク(Cisco Spark)」だ。

スパークの基本構造は、メールアドレスで招待したメンバーの会議室を作り、グループチャットを行うアプリだが、ビジネスに必要な数々の機能が融合されている。1つはファイル共有。会議室内で簡単にファイルを共有でき、主要フォーマットであればスパーク内での閲覧も可能だ。もちろん、メッセージやファイルもすべて暗号化されるため、セキュリティも担保。これだけでもメールを使わずに仕事ができるようになる。

さらに、IP通話やビデオ通話の機能もある。これも会議室の中からメンバーをタップするだけで通話が可能。内容も暗号化される。特筆すべきは、この通話機能がiOSデバイスと極めてスムースに融合されていることだ。たとえば、通話を発信するときはスパーク内からだけではなく、iOS標準の「連絡先」からも行える。相手もスパークを使っている場合、[通話][ビデオ]のボタンが自動的に[Spark]に変わるのだ。また、スパークでの通話を受けた場合も、通常の電話と同じように、ロック画面に着信が表示され、ボタンをスライドさせることで通話にでることができる。つまり、まったく通常の携帯電話の通話と同じように扱える。メールより便利で電話よりも機動性が高い。スパークを導入すれば、iPhone、iPadはスマートフォン以上のコラボツールになる。

 

コミュニケーションの進化図

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メールを使ったコミュニケーションの場合、メンバーの数+対角線の数だけメールが飛び交うことになる(右)。通常業務のメールの中にこれだけのメールが埋もれてしまうと探し当てるだけでも手間のかかる仕事になる。Sparkでの情報共有は、アップするだけで全員に届く。コミュニケーションの手間が圧倒的に軽減される。

 

 

成果が出なかったビデオ会議

このスパークを業務に活用しているのが、ダイワボウ情報システム(DIS)だ。DISはOA機器、システムの商社で、全国89拠点という販売網を築いている。そのため、遠隔地同士でのビデオ会議が頻繁にあり、早期からビデオ会議システムを活用してきた。現在はWEB会議クラウドサービス「シスコ・ウェブエックス(Cisco WebEx)」をメインに使い、映像もクリア、遅延もないと品質には満足している。しかし、大きな課題が残されていた。

「ビデオやWEBで会議を開催しても、発言が少なく、会議が盛り上がらない、成果が出ない」

会議の多くは、日常の営業活動を報告し、それを全員で検討し、次の策を練るというもの。参加メンバーは各種資料を作成し、事前に参加者にメール添付などで配付、それに基づいて議論をする。しかし、資料を読まずに会議に参加するメンバーが多く、会議での議論が沈滞し、実りのないものになることが多かった。

「もちろん、資料を読んでこない社員を叱責します。でも、その人の気持ちも理解できる」

10人の参加者がいれば、各人が残りの9名に資料を配付するので、1回の会議のために90通の資料共有メールが飛び交う計算になる。各人の受信ボックスには、発信者が異なる9通の資料共有メールが、通常業務のメールの中に混ざって入ることになる。このほか、社内の共有サーバにある資料が会議に必要なこともある。営業職は例外なく顧客対応が最優先事項。その中で、会議資料を探し当ててダウンロードして整理し、しかも目を通しておくという会議準備の仕事は、どうしても優先順位が低くなりがちだ。後回しにされたまま、会議に臨むこともある。

「そこで、まずは資料を簡単に共有できるものはないかと考えて、たどり着いたのがスパークだった」

 

 

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DISでは日常的にビデオやWEB会議が行われている。通信品質は満足しているが、会議を行うだけで成果が出るものではない。それを補完し、むしろ中心に置いたのがSparkによる資料共有とプロジェクト管理だった。

 

 

セキュリティ担保、社外連携も

資料共有できるツールは、今では無数に存在している。たとえば、LINEもファイル共有はできる。

「セキュリティが担保されているかという意味では、業務で使うわけにはいきません」

しかし、セキュリティが担保されている企業向けコラボツールもすでに多く存在している。

「その多くがドメイン単位での契約なので、社外の人を参加させることができません」

DISでは社内だけでなく、協力企業、外部スタッフとも連携して仕事を進めている。このような条件をクリアするのが、スパークだったのだ。

現在では、会議の主催者が参加者のメールアドレスを登録して、スパーク内に会議室を作り、各参加者はそこに資料をアップするだけ。参加者にはプッシュ通知がいくので、スパークを開いてタップをするだけで読むことができる。しかも、会議に参加するときに資料を整理しておくという準備作業も不要になった。なぜなら、普段使っているデバイスを持参し、スパークを開けば、そこに必要なすべての資料が入っているからだ。

「これだけで会議が濃くなった。明らかに発言数も多くなり、生きた会議ができるようになった」

さらに、会議後のフォローアップもスムースになった。

「みな忙しい。遠隔地で参加するWEB会議だということから、会議の終わりの時間は厳密に定めています。しかし、その時間内に十分な議論ができないことも」

以前であれば、次回まで持ち越し議題となってしまうところだったが、今ではスパークでフォローアップの議論を行う。

「さらに、そのフォローアップ議論で新たに必要になった資料も、参加者の誰かが共有してくれます」

 

会議のワークフロー化

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会議はリアルあるいはWEBにかかわらず、そこで話し合われ、決めたことが次のフェーズに移らなければ生きた会議とはいえない。短い時間の中では当然持ち越しになる議題もある。しかしそれが継続して議論されなければ意味がない。大切なのは途切れない会議のワークフロー化となる。
資料提供●シスコシステムズ

 

 

履歴は生きたビジネス教材に

谷水氏はスパークのさらなる活用も考えている。会議は何のために行うのか。営業職の場合はビジネスプランを構築するためだ。誰になんのための商材を提案するのか、顧客にどんな貢献ができるのかを明確にするために議論する。そして1つの成功プランが構築できたとき、それを多拠点に横展開、あるいは他商材に応用していく。

「そのとき、過去のスパークのやりとりが絶好の教材になると感じています」

スパークでのメッセージのやりとりは、そのまま1つのビジネスプランを練り上げるまでのストーリーになっている。その中には、ときには小さな失敗も含まれ、どの課題をクリアすればプロジェクトがうまく進行するのかが、リアルに時系列で記録されている。

「別プロジェクトを立ち上げるときは、参考になるプロジェクトのスパーク履歴にざっと目を通すだけで、プラン立案の仮想体験ができるので、生きた教科書として利用することができるのです」

1つのプロジェクトでもメンバーは随時入れ替わっていく。途中から参加した人は、そのプロジェクトの成り立ちや空気感がわからずに、状況把握ができるまで無駄なアイドル時間を過ごさなければならない。しかしスパークでのやりとりがあれば、参加する以前の履歴を読むことで、大まかな状況把握が短時間でできるようになる。

「将来は、新人研修の教材としても活用することも考えています」

現在スパークを日常的に使っているのは、谷水氏が関わるグループのみだが、ゆくゆくは全社的に導入したいと考えている。

「ただし、全社員に使用を義務づけるというやり方では、結局スパークのよさが理解されず、使わない社員も出てくると思っています。まず、私たちグループが活用して、小さな成功体験を積み重ねて、その成果を元に自然に広がっていくというのが理想的です」

 

 

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SparkはさまざまなOS向けネイティブアプリのほか、ブラウザからもログインが可能。メッセージは最下部の欄に入力する。共有された書類は、主要なフォーマットであればタップするだけで、表示することが可能。さらに、メンバー間でのIP電話、ビデオ通話の機能も備わっている。

 

 

会議を濃密にし、業務も濃密に

リアル会議は、時間と場所が拘束される。それがオンラインの会議になり、場所の拘束から解放された。スパークでは、時間と場所の両方の拘束から解放されるようになった。同時に、業務について真剣に考える時間が増えていった。

「参加している最中はその議題についてみな真剣に考えます。でも、会議が終わって、翌週の会議までの間、真剣に考えるでしょうか。それができる人が優秀な人なんです。でもスパークを使うと、会議が終わったあとでも、その議題についてやりとりがされるので、自然とみな考えるようになるんです」

会議の時間が濃くなるだけでなく、会議以外の時間も濃くなった。

「営業職は、毎日時間と勝負しながら業務にあたっています。誰もが非生産的な作業から解放されて楽になりたい。楽になって、成果を創出できる業務に集中したい」

整理、準備といったあまり生産的ではない仕事からの解放は、人の創造性を引き出すのだろう。

 

 

“生きた会議ができるようになった”

 

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谷水茂樹氏

ダイワボウ情報システム株式会社 販売推進本部 販売推進2部 PH1グループ 次世代プラットフォーム推進グループ 副部長 シスコシステムズをはじめ、ネットワークインフラの大手ベンダー各社を担当する。アップルビジネスにも造詣が深い人物。

 

 

 

 

 

【ROAD TO SUCCESS】ダイワボウ情報システム株式会社

WEB会議とSparkを組み合わせる成功パターン

従来よりWEB会議に「Cisco WebEx」を利用していたダイワボウ情報システムは、半年ほど前から営業職の情報共有に「Cisco Spark」を活用している。その目的は「会議時間の濃密化」「途切れない会議のワークフロー」で成果につなげることだ。どんな会議が行われていくのか、実例を参照に見ていこう。
資料提供●シスコシステムズ

 

 

ダイワボウ情報システム(以下DIS)の活用事例の成功ポイントは、あくまでも「会議」を軸にして、そこにシスコ・スパーク(Cisco Spark)を組み合わせる点だ。全員が「議論を濃密にする」目的が共有できているので、外れた発言もない。しかも資料の事前共有が簡単なため、誰もが便利さを実感できる。この事前共有から始めると、新しいツールに対する抵抗感が軽減でき、しかも小さな成功実感が定着に寄与する。

10人のメンバーが活動報告を持ち寄って、詳細を検討するWEB会議を開催するとしよう。会議前に10人がメールで活動報告書を送り合うと、すぐに受信ボックスは収集がつかないものになる。しかしスパークなら報告書を投稿するだけだ。会議に参加するときも、モバイルデバイスを持参するだけ。タイムラインには9つの書類が投稿順に時系列に並んでいて、タップだけで内容を見ることができる。

会議後のフォローアップ議論も

会議はリアル、WEBどちらも時間どおりに終わらせないと、あとの仕事が滞る。しかし、時間内に議論が出つくすことはほぼない。中途半端なまま定時に終えるか、その後の仕事に影響を与えること覚悟で議論をつくすか、ネガティブな二択になりがちだ。これもスパークなら、会議を定刻で終えたのち、フォローアップの議論ができる。よくあるのが、会議終了後に内容について疑問が生じるケースだ。これもスパークでメッセージ投稿すれば確認できるので、次回まで持ち越しにはならないし、内容を全員がきちんと理解できる。

この会議を軸にしたファイル共有とメッセージのやりとりは、すべて時系列なため、そのプロジェクトのログヒストリーとなるのも利点だ。途中から新たなメンバーが加わった場合も、内容を遡って読めば状況把握ができる。また、現場業務には携われないが、責任者や役員も、報告書を提出させるよりは、スパークのやりとりそのものを見たほうが、現場のリアルが把握できることになる。

リアル会議と行間を読む

DISの活用事例で注目すべきは、リアルでの会議も行っていることだ。全国の拠点から年に数回集まるが、これも重要だという。メンバー同士が対面し、文字化しづらい意思疎通を行う。それがあるから、通常はスパークでメッセージ、資料共有、WEB会議という道具立てでも“行間を読む”ことができるようになる。

会議が濃密になれば、贅肉が削ぎ落とされていき、中身は自然とダイエットされていく。「コラボツールを導入すれば、働き方も変わるのではないか」。そんな漠然とした期待だけで導入しても、結局なにも変わらない。この事例のように、目的意識をもって導入することが成功の鍵だ。

 

Cisco WebExとは

「Cisco WebEx 」は、インターネットを通じてリアルタイムなコラボレーションを実現するWEB会議クラウドサービス。PCやモバイルデバイスを介して、画面共有などのさまざまな機能と電話/VoIP会議が行える。遠隔地を結ぶイベント開催、セミナーやトレーニングにも利用できる。モバイルデバイス版に切り替えて、移動中も継続して会議に参加できるなど、モバイルを意識したシステムになっている。14日間の無料試用が可能。

 

Cisco Sparkとは

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「Cisco Spark」は、クラウドベースのコラボレーションサービス。ネイティブアプリはApp Storeからダウンロードできる(無料)。iOS版のほか、Android版、PC版、Mac版、WEB版がある。無料だが、一部機能を拡張、WEB会議関連機能を付加した有償版もある。

 

 

DISの実例を基に、Cisco SparkとCisco WebEx、そしてリアル会議による全体の流れを見ていこう。ポイントは会議全体のストーリー化だ。

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場所やデバイスに依存せずいつでも簡単にチームやグループでコラボが行える。変化が著しいチームワークを強力に進められるのがSparkの特徴だ。大方のコラボは無料版で十分事足りるが、4名以上のWEB会議やAD、MS Exchangeなどとの連携が必要な場合は有償版が必要になる。

 

 

プロジェクトスタート

(1)チームと会議室の作成、情報共有

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各デバイス対応のSparkアプリをダウンロードしアクティベーション。メンバーをメールで招待し、チームを作成し、案件に応じた会議室を設定する。会議室にはチーム外のメンバーも招待できる。準備が整ったらあとは関連資料をSparkで共有し、メッセージを投稿する。PDFなど主要な形式であれば、Spark内でも表示することができる。時系列なので、必要書類も見つけやすい。

 

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Sparkのセキュリティ機能にも触れておく。無料・有償にかかわらず、エンドツーエンドの暗号化、および送信データやメディアの暗号化は常時オンとなっている。

 

(2)リアル&WEB会議

事前資料共有、方向性確認はしっかり会議でキックオフ

 

(3)WEB会議

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会議室で会議の日時を決めて、遠隔地同士でWEB会議を行う。Spark内で共有している資料を基に議論。資料はわざわざ印刷したり、保存する必要はなく、普段使っているデバイスを持参して、Sparkの中から閲覧できる。WebExでのWEB会議にSparkからも参加できる。

 

(4)会議後のフォロー

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会議は原則時間どおりに終わるが、議論しつくせない課題、あとから思いつく疑問などが生じる。このようなフォローアップは、Spark内で行うことで、他の会議室メンバーにも情報が共有できる。

 

(5)フォローアップ1対1

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フォローしきれない込み入った相談は、メンバー内でSpark通話で、1対1で話し合うこともできる。また、メンバー内でビデオ通話により簡単な打ち合わせをすることができる(無償版Sparkは3人まで)。

 

(6)リアル会議

頻度は少なくできるが、一定の段階ごとにリアル会議を行うことも必要。対面で交流することで、メッセージには表れないニュアンスや意思を確認することができる。この対面、交流があることで、通常時はSparkでやりとりしても、”行間”を読む共通認識が出来上がる。

 

(7)サブメンバーによる情報共有

Spark内でのやりとりがそのままプロジェクトのヒストリーになっている。新しくプロジェクトに加わったメンバーは、過去のやりとりを見返すことで、そのプロジェクトのリアルな空気感を把握することができる。また、現場業務はしないが、監督責任のある統括責任者も、Spark会議室のメンバーになっておくことで、プロジェクトの進行度や課題をリアルタイムで知ることができ、報告業務の負担が軽減される。

 

GOAL!

 

 

【小さな成功体験】
谷水氏はSparkを使ううえで、特にルールを課すようなことはせず、自由に使ってもらっていると話す。確かに他のメンバーの迷惑になるような連投、無関係の写真の投稿などもあったりするが、最初はまず”小さな成功体験”を積み重ねるほうが大切だという。

 

【成功パターン】
営業職というのは業務の目的が明確になっていて、成果の評価方法も明確になっている。こういうメンバー間に確固とした共通認識が出来上がっている集団ではコラボツールが成功しやすい。営業、開発などのセクションから導入していくと成功体験が得やすいはずだ。

 

【検索機能】
人間の時間軸に対する記憶力というのは素晴らしく、おおよそ見当をつけるだけで探し出すことはできるものの、長大でしかも確実な発言、資料を探すとなればどうだろう。インスタントメッセージにはなくてSparkにあるのが「検索」機能だ。

 

【内線電話代わり】
1対1で込み入った話が必要なときはSpark通話が便利である。iPhoneの場合、ロック画面で受けられるなどキャリア電話と同じ感覚で使えるため、互いにWi-Fi環境であれば内線電話はほぼ不要でしかも通話料はかからない。



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